A necessidade de novos e mais flexíveis modelos de ocupação dos espaços coloca na ordem do dia o desejo de sub-arrendar capacidade em excesso a outras empresas ou profissionais, trazendo a possibilidade de criar receita mas também a exigência de melhores serviços.

O hot desking, inicalmente desenvolvido a partir da observação de que os colaboradores não passavam todo o tempo sentados no escritório, significou introduzir na nossa realidade novos conceitos, como a eliminação do espaço individual, na medida em que a ocupação poderia ser feita sobre qualquer espaço vago (embora algumas regras se pudessem aplicar).

Adicionalmente, com a inversão do rácio [postos de trabalho / colaborador] passou-se de uma realidade em que os postos de trabalho tinham de ser maiores ou iguais que o número de colaboradores, para estes poderem equivaler entre 80 a 60% da força de trabalho, ou mesmo menos, variando em função do setor ou tipologia do trabalho dos colaboradores.

Tudo isto trouxe uma relevância acrescida às áreas comuns. Estas para além de permitirem uma maior flexibilidade em termos de estilos de trabalho individuais e de endereçarem as necessidades de reuniões de equipa ou de projeto, criou um buffer que podia ser utilizado em dias de maior acumulação de colaboradores, evitando o overbooking.

E se estes modelos assentavam numa previsibilidade e num padrão repetível no tempo, o que dizer agora de um “novo-modelo” mais volátil e em que a maior parte dos espaços atuais se vão considerar como sobre-dimensionados? Como iremos adaptar os modelos de ocupação?

Aumento da sub-locação

Espera-se que os contratos atuais sejam renegociados ou que novos contratos passem a incluir, com maior frequência, a liberdade para o inquilino poder sub-alugar espaços que estejam livres ou sub-aproveitados.

Na sequência do ponto anterior, os departamentos de FM poderão vir a receber competências na área do property management e property administration, executando os seus serviços para clientes externos e sendo responsáveis por garantir que os espaços estão sempre alugados e as rendas cobradas em tempo.

Nova capilaridade de espaço e “pay-per-use”

Espera-se a redução dos espaços nos escritórios centrais e que as delegações possam ser redimensionadas e/ou relocalizadas. Ou seja, com menos pessoas a deslocarem-se para os grandes centros urbanos, passará a fazer sentido oferecer alguns escritórios satélite na periferia desses centros urbanos, quando o normal era que isso apenas acontecesse em cidades mais pequenas e distantes desses centros. Alguns desses “satélites” pela sua dimensão e (baixa) intensividade de utilização, poderão ser espaços de co-work com pagamentos mensais ou semestrais em vez de pisos inteiros alugados por períodos de anos.

De “cliente interno” para “cliente externo”

A partir do momento em que se cobra um serviço, o cliente fixa uma série de expectativas (e exigências) em troca do valor montetário que dispende. Embora no Facility Management se defenda, há um par de décadas, que os habituais clientes internos devem ser encarados como clientes externos, a verdade é que esse projeto fica normalmente relegado para segundo plano, sujeito às prioridades da operação do dia-a-dia e do controlo (ou redução) de custos.

Trazer empresas ou profissionais para os espaços geridos por um departamento ou direção de Facility Management tradicional, pode revelar-se um desafio na manutenção desses clientes bem como no valor de renda que se poderá cobrar.

Talvez este seja o momento em que passar a entregar um serviço profissional tenha impacto “no bolso” e, desta vez, será um impacto quantificável.