Fossemos nós atribuir um prémio ao software mais utilizado pelos profissionais de Facility Management e teríamos de eleger o suspeito do costume, o Excel.

No âmbito do estudo “Modelos Organizacionais e Âmbito do FM em Portugal” que decorrerá ao longo de 2021, a APFM – Associação Portuguesa de Facility Management coloca uma questão chave sobre a utilização de Software, perguntando se, para determinadas atividades típicas do dia-a-dia da operação de FM, estas são suportadas por software específico ou não.

E embora não se tenha, neste específico survey, questionado qual a “marca” de sofware, podemos nos permitir presumir que será alguma folha de cálculo e, arriscando ainda mais a adivinhar, dizer que será o Excel. É claro que esta presunção serve apenas como teaser para criar o interesse em aprofundar o estudo em diversos temas, inclusivamente este, da utilização de ferramentas de IT no FM.

Adicionalmente, não devemos ver a utilização de “softwares não específicos”, como as folhas de cálculo, como algo absolutamente negativo. É normal que em diversos momentos ou para realizar alguns relatórios, se exporte informação para estas e, através de tabelas dinâmicas (pivots ou cubos) se produza a informação final. Ou, em certos casos, que algumas tarefas menos críticas ou menos exigentes em termos de quantidade de dados ou da necessidade da sua análise em tempo real, possam ser totalmente geridas e monitorizadas sem recurso a um software especializado.

Ou seja, cada situação deve ser analisada em concreto, o que não obsta a que se defina um padrão, ou benchmark, relativamente a quais as atividades que podem trazer mais benefício ao serem geridas com software específico. É esse, então, o objetivo final de alguns dos estudos que levaremos a cabo este ano e cujo primeiro questionário está ainda disponível para participação.

As primeiras respostas permitem-nos já compreender quais as atividades em que a “taxa de excel” é maior ou menor (i.e. “utilização de software não específico”): Gestão Ambiental, de Mudanças e de Limpezas são as atividades em que mais se utiliza o “Excel”, e, por outro lado, Gestão de Acessos, Reserva de Salas e Gestão de Energia, aquelas em que mais se utilizam ferramentas de software específicas.

Mas para além destas posições relativas, importa também tomar nota de algumas situações que no nosso entender podem estar a reduzir a produtividade e a eficiência da Organização de FM: como a gestão de contratos ser feita em 55% dos casos sem uma ferramenta específica; ou a gestão da manutenção com 41% e a gestão de rendas ou tenants com 60%.

Compreender os resultados e as dificuldades destas diferentes realidades será tema de análise em 2021, sendo que apelamos à ComunidadeFM que distribua estes resultados preliminares, bem como o questionário, pelo maior número de colegas possível para que a amostra seja ainda mais abrangente e representativa: